Visselblåsardirektiv / Ilmoittajansuojelu-direktiivi

 

Visselblåsardirektiv för Föreningen Konstsamfundet r.f.
Gäller från 4.4. 2022.

 

Föreningen Konstsamfundet r.f. och koncernbolagen (härefter ”Konstsamfundet-koncernen”) har förbundit sig att i all sin verksamhet följa höga etiska och ansvarstagande principer. Som stöd för detta har koncernen en intern rapporteringskanal för missbruk och olämpligt beteende.

Rapporteringskanalen och hanteringen av processen för behandlingen av anmälningarna har uppgjorts i enlighet med den nationella lagen för skydd av visselblåsare, och Europeiska kommissionens visselblåsardirektiv.

Om arbetstagaren eller en samarbetspart upptäcker verksamhet som strider mot lagen, eller som inte följer de regler som gäller inom koncernen, kan hen, från och med 4.4 2022, anmäla saken via rapporteringskanalen på adressen: https://konstsamfundet.eqs-integrity.org/ . Anmälan görs i förtroende, och om anmälaren så önskar, också anonymt.

Anmälaren behöver inte ha solida bevis för missbruk innan misstanken rapporteras. Anmälningen måste ändå göras ärligt och i god tro. Anmälningar om misstänkt missbruk som görs i god tro och som följer de regler som gäller, kan alltid göras utan att anmälaren riskerar att bli utsatt för repressalier eller på annat sätt råka i en ofördelaktig situation. Missbruk av rapporteringskanalen, d.v.s. avsiktlig rapportering av skadlig, missvisande eller olämplig information, är en överträdelse som tas allvarligt och som kan leda till ytterligare åtgärder.Anställda uppmanas i första hand att rapportera om upplevda överträdelser till sina förmän eller till andra ansvarspersoner inom organisationen, förutsatt att det kan göras utan rädsla eller risk för motåtgärder. Normala meningsskiljaktigheter eller problem som anknyter till arbetet, skall inte anmälas i rapporteringskanalen.

Alla anmälningar som görs i rapporteringskanalen tas på allvar och behandlas på samma sätt, oberoende av det rapporterade ärendets natur. För att säkerställa att alla ärenden behandlas trovärdigt och konfidentiellt, och för att undvika risken för intressekonflikt, upprätthålls rapporteringskanalen av en extern tjänsteleverantör; EQS Group AG. De anmälningar som görs i rapporteringskanalen tas emot av KPMG Oy Ab:s (”KPMG”) för detta ändamål utbildade, oberoende experter. På det sättet säkras professionell och garanterat opartisk behandling. Ingen inom Konstsamfundet-koncernen har tillgång till informationen i rapporteringssystemet.

Anmälningar kan göras anonymt eller i eget namn. Anmälarens identitet avslöjas inte i något skede av processen, om hen vill vara anonym.

Som oberoende part gör KPMG en första bedömning av anmälan, och vidarebefordrar saken till koncernens visselblåsar-beslutsorgan för beslut om ytterligare åtgärder. Innan anmälan överlämnas till beslutsorganet bedömer KPMG medlemmarnas jäv, med betraktande av anmälningens karaktär, och med hänsyn till inblandade personer och möjliga intressekonflikter.
Inom beslutsorganet har beslutsfattandet delats upp i två nivåer: på första nivån är medlemmarna Stefan Björkman, Ronny Viljanen och Mary Gestrin. Den andra nivån består av Föreningen Konstsamfundet r.f.:s styrelsemedlemmar. Om någon av medlemmarna på den första nivån är jäviga att behandla ärendet, flyttas det till behandling i föreningens styrelse.

Anmälaren informeras om de fortsatta åtgärder som vidtas med anledning av anmälan inom tre månader efter att anmälan har gjorts. Anonyma anmälare kan kommunicera om sin anmälan med KPMG:s expert, via rapporteringssystemets säkra och konfidentiella postlåda.

In English:

You can report misconduct relating to Föreningen Konstsamfundet r.f. including Söderlångvik Manor, Amos Rex Ab, Oy Insulanova Ab, KSF Media Ab or Rex Events Ab, especially violations of applicable law and internal instructions and procedures, via this reporting system. Reporting can be done in Swedish, Finnish or English:  https://konstsamfundet.eqs-integrity.org/

 


 

Föreningen Konstsamfundet r.f. 4.4.2022
Ilmoittajansuojelu-direktiivi

 

Föreningen Konstsamfundet r.f. ja konserniyhtiöt (jäljempänä ”Konstsamfundet-konserni”) ovat kaikessa toiminnassaan sitoutuneet noudattamaan korkeita eettisiä ja vastuullisia periaatteita. Tätä tukeakseen konserni on ottanut käyttöön sisäisen väärinkäytösten ilmoituskanavan.

Ilmoituskanava ja ilmoitusten käsittelyprosessi ovat yhdenmukaisia [vuonna 2022 voimaan tulevan] kansallisen ilmoittajansuojelulain sekä Euroopan komission väärinkäytösten ilmoittamista koskevan direktiivin kanssa.

Jos työntekijä tai yhteistyökumppani havaitsee toimintaa, joka ei ole lainsäädännön tai konsernin sääntöjen mukaista toimintaa, hän voi 4.4.2022 alkaen ilmoittaa asiasta luottamuksellisesti ja halutessaan nimettömästi ilmoituskanavan kautta osoitteessa: https://konstsamfundet.eqs-integrity.org/

Ilmoittajalla ei tarvitse olla vankkoja todisteita väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamista. Ilmoitukset tulee kuitenkin tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä. Vilpittömässä mielessä ja ohjeita noudattaen ilmoituskanavassa voi ilmoittaa epäillyistä rikkomuksista tai nostaa esiin huolenaiheita ilman myöhempää syrjinnän kohteeksi tai muuhun epäedulliseen asemaan joutumisen riskiä. Ilmoituskanavan väärinkäyttöön eli ilkivaltaisen tai aiheettoman tiedon tahalliseen ilmoittamiseen suhtaudutaan kuitenkin vakavasti ja se voi johtaa jatkotoimenpiteisiin.
Henkilöstöä kannustetaan ensisijaisesti ilmoittamaan havaitsemistaan rikkomuksista esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle organisaatiossa, mikäli ilmoittaja kokee voivansa tehdä tämän pelkäämättä vastatoimia. Tavanomaisista työhön liittyvistä erimielisyyksistä tai ongelmista ei tule ilmoittaa ilmoituskanavaan.

Kaikkiin kanavaan tulleisiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti ja ne käsitellään samalla tavalla ilmoitettavan asian luonteesta riippumatta. Uskottavuuden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi sekä eturistiriitojen välttämiseksi ilmoituskanava on ulkopuolisen palveluntarjoajan, EQS Group AG:n, ylläpitämä ja sinne tulleet ilmoitukset vastaanottavat ulkopuolisena osapuolena KPMG Oy Ab:n (”KPMG”) koulutetut asiantuntijat. Näin varmistetaan ilmoitusten ammattimainen ja aidosti puolueeton käsittely. Kenelläkään Konstsamfundet-konsernissa ei ole pääsyä ilmoitusjärjestelmän tietoihin.

Ilmoituksen voi tehdä anonyymisti tai omalla nimellään. Jos ilmoittaja haluaa pysyä anonyyminä, hänen henkilöllisyyttään ei selvitetä missään vaiheessa.

KPMG riippumattomana osapuolena tekee ilmoitukseen liittyvän alkuarvion ja toimittaa sen konsernin ratkaisuelimelle jatkotoimenpiteistä päättämistä varten. KPMG arvioi ennen ilmoituksen toimittamista konsernin ratkaisuelimen jäsenten esteellisyyttä ilmoituksen luonne, ilmoituksen sisältöön liittyvät henkilöt ja mahdolliset eturistiriidat huomioiden.

Ratkaisuelimessä ilmoituksiin liittyvä päätöksenteko on jaettu kahteen tasoon: ensimmäisen tason jäseninä toimivat Stefan Björkman, Ronny Viljanen ja Mary Gestrin. Toisen tason muodostavat Föreningen Konstsamfundet r.f.:n hallituksen jäsenet. Mikäli joku ratkaisuelimen ensimmäisen tason henkilöistä on esteellinen käsittelemään ilmoitusta, asia käsitellään muun ryhmän toimesta. Mikäli kaikki kolme jäsentä ovat esteellisiä käsittelemään asiaa, se siirretään hallituksen päätettäväksi.

Ilmoituksen johdosta tehtävät jatkotoimenpiteet tulee kertoa ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa ilmoittamisesta. Anonyymit ilmoittajat voivat kommunikoida ilmoituksestaan KPMG:n asiantuntijan kanssa ilmoitusjärjestelmän turvallisen ja luottamuksellisen postilaatikon kautta.

In English:

You can report misconduct relating to Föreningen Konstsamfundet r.f. including Söderlångvik Manor, Amos Rex Ab, Oy Insulanova Ab, KSF Media Ab or Rex Events Ab, especially violations of applicable law and internal instructions and procedures, via this reporting system. Reporting can be done in Swedish, Finnish or English:  https://konstsamfundet.eqs-integrity.org/

meny