Föreningen Konstsamfundet r.f. ja konserniyhtiöt (jäljempänä ”Konstsamfundet-konserni”) ovat kaikessa toiminnassaan sitoutuneet noudattamaan korkeita eettisiä ja vastuullisia periaatteita. Tätä tukeakseen konserni on ottanut käyttöön sisäisen väärinkäytösten ilmoituskanavan.

Ilmoituskanava ja ilmoitusten käsittelyprosessi ovat yhdenmukaisia [vuonna 2022 voimaan tulevan] kansallisen ilmoittajansuojelulain sekä Euroopan komission väärinkäytösten ilmoittamista koskevan direktiivin kanssa.

Jos työntekijä tai yhteistyökumppani havaitsee toimintaa, joka ei ole lainsäädännön tai konsernin sääntöjen mukaista toimintaa, hän voi 4.4.2022 alkaen ilmoittaa asiasta luottamuksellisesti ja halutessaan nimettömästi ilmoituskanavan kautta osoitteessa: https://konstsamfundet.eqs-integrity.org/

Ilmoittajalla ei tarvitse olla vankkoja todisteita väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamista. Ilmoitukset tulee kuitenkin tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä. Vilpittömässä mielessä ja ohjeita noudattaen ilmoituskanavassa voi ilmoittaa epäillyistä rikkomuksista tai nostaa esiin huolenaiheita ilman myöhempää syrjinnän kohteeksi tai muuhun epäedulliseen asemaan joutumisen riskiä. Ilmoituskanavan väärinkäyttöön eli ilkivaltaisen tai aiheettoman tiedon tahalliseen ilmoittamiseen suhtaudutaan kuitenkin vakavasti ja se voi johtaa jatkotoimenpiteisiin.
Henkilöstöä kannustetaan ensisijaisesti ilmoittamaan havaitsemistaan rikkomuksista esihenkilölle tai muulle vastuuhenkilölle organisaatiossa, mikäli ilmoittaja kokee voivansa tehdä tämän pelkäämättä vastatoimia. Tavanomaisista työhön liittyvistä erimielisyyksistä tai ongelmista ei tule ilmoittaa ilmoituskanavaan.

Kaikkiin kanavaan tulleisiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti ja ne käsitellään samalla tavalla ilmoitettavan asian luonteesta riippumatta. Uskottavuuden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi sekä eturistiriitojen välttämiseksi ilmoituskanava on ulkopuolisen palveluntarjoajan, EQS Group AG:n, ylläpitämä ja sinne tulleet ilmoitukset vastaanottavat ulkopuolisena osapuolena KPMG Oy Ab:n (”KPMG”) koulutetut asiantuntijat. Näin varmistetaan ilmoitusten ammattimainen ja aidosti puolueeton käsittely. Kenelläkään Konstsamfundet-konsernissa ei ole pääsyä ilmoitusjärjestelmän tietoihin.

Ilmoituksen voi tehdä anonyymisti tai omalla nimellään. Jos ilmoittaja haluaa pysyä anonyyminä, hänen henkilöllisyyttään ei selvitetä missään vaiheessa.

KPMG riippumattomana osapuolena tekee ilmoitukseen liittyvän alkuarvion ja toimittaa sen konsernin ratkaisuelimelle jatkotoimenpiteistä päättämistä varten. KPMG arvioi ennen ilmoituksen toimittamista konsernin ratkaisuelimen jäsenten esteellisyyttä ilmoituksen luonne, ilmoituksen sisältöön liittyvät henkilöt ja mahdolliset eturistiriidat huomioiden.

Ratkaisuelimessä ilmoituksiin liittyvä päätöksenteko on jaettu kahteen tasoon: ensimmäisen tason jäseninä toimivat Stefan Björkman, Ronny Viljanen ja Mary Gestrin. Toisen tason muodostavat Föreningen Konstsamfundet r.f.:n hallituksen jäsenet. Mikäli joku ratkaisuelimen ensimmäisen tason henkilöistä on esteellinen käsittelemään ilmoitusta, asia käsitellään muun ryhmän toimesta. Mikäli kaikki kolme jäsentä ovat esteellisiä käsittelemään asiaa, se siirretään hallituksen päätettäväksi.

Ilmoituksen johdosta tehtävät jatkotoimenpiteet tulee kertoa ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa ilmoittamisesta. Anonyymit ilmoittajat voivat kommunikoida ilmoituksestaan KPMG:n asiantuntijan kanssa ilmoitusjärjestelmän turvallisen ja luottamuksellisen postilaatikon kautta.