Visselblåsardirektiv för Föreningen Konstsamfundet r.f.

Gäller från 4.4.2022.

Föreningen Konstsamfundet r.f. och koncernbolagen (härefter ”Konstsamfundet-koncernen”) har förbundit sig att i all sin verksamhet följa höga etiska och ansvarstagande principer. Som stöd för detta har koncernen en intern rapporteringskanal för missbruk och olämpligt beteende.

Rapporteringskanalen och hanteringen av processen för behandlingen av anmälningarna har uppgjorts i enlighet med den nationella lagen för skydd av visselblåsare, och Europeiska kommissionens visselblåsardirektiv.

Om arbetstagaren eller en samarbetspart upptäcker verksamhet som strider mot lagen, eller som inte följer de regler som gäller inom koncernen, kan hen, från och med 4.4.2022, anmäla saken via rapporteringskanalen på adressen: https://konstsamfundet.eqs-integrity.org/ . Anmälan görs i förtroende, och om anmälaren så önskar, också anonymt.

Anmälaren behöver inte ha solida bevis för missbruk innan misstanken rapporteras. Anmälningen måste ändå göras ärligt och i god tro. Anmälningar om misstänkt missbruk som görs i god tro och som följer de regler som gäller, kan alltid göras utan att anmälaren riskerar att bli utsatt för repressalier eller på annat sätt råka i en ofördelaktig situation. Missbruk av rapporteringskanalen, d.v.s. avsiktlig rapportering av skadlig, missvisande eller olämplig information, är en överträdelse som tas allvarligt och som kan leda till ytterligare åtgärder.Anställda uppmanas i första hand att rapportera om upplevda överträdelser till sina förmän eller till andra ansvarspersoner inom organisationen, förutsatt att det kan göras utan rädsla eller risk för motåtgärder. Normala meningsskiljaktigheter eller problem som anknyter till arbetet, skall inte anmälas i rapporteringskanalen.

Alla anmälningar som görs i rapporteringskanalen tas på allvar och behandlas på samma sätt, oberoende av det rapporterade ärendets natur. För att säkerställa att alla ärenden behandlas trovärdigt och konfidentiellt, och för att undvika risken för intressekonflikt, upprätthålls rapporteringskanalen av en extern tjänsteleverantör; EQS Group AG. De anmälningar som görs i rapporteringskanalen tas emot av KPMG Oy Ab:s (”KPMG”) för detta ändamål utbildade, oberoende experter. På det sättet säkras professionell och garanterat opartisk behandling. Ingen inom Konstsamfundet-koncernen har tillgång till informationen i rapporteringssystemet.

Anmälningar kan göras anonymt eller i eget namn. Anmälarens identitet avslöjas inte i något skede av processen, om hen vill vara anonym.

Som oberoende part gör KPMG en första bedömning av anmälan, och vidarebefordrar saken till koncernens visselblåsar-beslutsorgan för beslut om ytterligare åtgärder. Innan anmälan överlämnas till beslutsorganet bedömer KPMG medlemmarnas jäv, med betraktande av anmälningens karaktär, och med hänsyn till inblandade personer och möjliga intressekonflikter.
Inom beslutsorganet har beslutsfattandet delats upp i två nivåer: på första nivån är medlemmarna Stefan Björkman, Ronny Viljanen och Mary Gestrin. Den andra nivån består av Föreningen Konstsamfundet r.f.:s styrelsemedlemmar. Om någon av medlemmarna på den första nivån är jäviga att behandla ärendet, flyttas det till behandling i föreningens styrelse.

Anmälaren informeras om de fortsatta åtgärder som vidtas med anledning av anmälan inom tre månader efter att anmälan har gjorts. Anonyma anmälare kan kommunicera om sin anmälan med KPMG:s expert, via rapporteringssystemets säkra och konfidentiella postlåda.

In English:

You can report misconduct relating to Föreningen Konstsamfundet r.f. including Söderlångvik Manor, Amos Rex Ab, Oy Söderlångvik gård Ab, KSF Media Ab or Rex Events Ab, especially violations of applicable law and internal instructions and procedures, via this reporting system. Reporting can be done in Swedish, Finnish or English:  https://konstsamfundet.eqs-integrity.org